Gestión de obligaciones eventuales

Cliente: Empresa multinacional petrolera

Sector : Legales


🔥 Necesidad:

La empresa, una reconocida empresa multinacional petrolera, había implementado el módulo de Trámites para organizar su documentación a presentar antes de los vencimientos, pero necesitaba simplificar el proceso de acreditación de Acciones, además de contar con la posibilidad de canalizar Obligaciones Eventuales.

Existía la necesidad de poder realizar un control y seguimiento de los vencimientos y ejecución de las Acciones y registros de una manera rápida y sencilla, y poder gestionar los trámites relacionados a obligaciones eventuales, las cuales no requieren una ejecución periódica.

🚀 Solución:

Se ajustó el formulario de acreditación de Acciones, reduciendo las etapas y simplificando la gestión del responsable.
Se incorporó un panel gráfico de control para una visualización directa e intuitiva de las acciones en estado pendiente, en donde las mismas están organizadas en colores (Rojo, Amarillo, Verde) de acuerdo a su cercanía con la fecha de vencimiento.
Se diseñó un formulario para poder gestionar las Obligaciones Eventuales con sus tiempos estimados y dependencias, en conjunto con un maestro para registrar los tipos de eventos posibles, y con los ajustes necesarios en los Formularios de Trámites para poder abarcar esta nueva posibilidad.

Por un lado, la solución les permite a los usuarios acreditar las Acciones de una manera sencilla, en una sola etapa, y generar Eventos de un tipo predefinido, los cuales generan Acciones a acreditar por única vez. Por otro lado, le permite a los administradores gestionar los tipos de Eventos, y tener una visión general del estado de las Acciones a través del Panel Gráfico de Control, donde se las puede ver organizadas de acuerdo a su cercanía a la fecha de vencimiento

Tiempo de implementación:

3 meses

untitled-2 Cloud Computing – 100% web
Desde un navegador de internet
24 x 365 días
untitled-3 Acceso desde múltiples dispositivos
PC, Tabletas, SmartPhone
Auditoría Colaborativa
untitled-4 Comunicación automática
Alertas y Notificaciones
untitled-5 Seguridad – Nivel Home Banking
Su información asegurada
Visualización por empresa
untitled-6 Multilenguaje
Etiquetas y contenido ingresado
según el idioma de cada usuario
untitled-7 Fácil de Implementar
100% configurable
Mínima capacitación

Ficha o Plan de acciones correctivas

Cliente: Importante empresa que cuenta con 3 unidades de negocio: automotriz, electrónica de consumo y telefonía móvil 

Sector :Finanzas


Situación:

La empresa tenia dificultades para registrar los planes de acciones correctivas sobre las no conformidades lo cual impedía el correcto seguimiento y posterior implementación de las mismas.

Necesidad:

Se necesitaba un sistema de gestión que permita registrar todo lo relacionado con los planes de acciones correctivas sobre acciones de no conformidad.

 

Solución

 

Con un formulario de 4 partes se logra realizar una ficha/plan de acciones correctivas, detallando la acción de no conformidad inicial, el análisis de causas y sus futuras acciones correctivas hasta su validación final.

1- Identificación de la No Conformidad
2- Contención, Análisis de Causas y Acción Correctiva
3- Validación del plan de acciones y cierre de FAC
4-Cierre

 

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 1 semana.

Resultado: Desde su implementación, se han cargado más de 800 tickets. Claramente, permite simplificar el proceso de plan de acciones correctivas sobre una acción de no conformidad.

Módulo Trámites – Records Manager

Cliente: Empresa multinacional petrolera 

Sector : Finanzas


Situación:

La empresa tenia dificultades a la hora de organizar los trámites y documentación a presentar antes de los vencimientos, siendo éstas muy críticas por posibles consecuencias a enfrentar si llegaran a vencer.

Necesidad:

Poder realizar un control y seguimiento de los vencimientos y ejecución de los trámites y registros a presentar ante entes públicos.

 

Solución

Se diseñó un conjunto de formularios iWeb Workflow multiparte y tablas maestras, asociados a un esquema de alarmas de anticipo de vencimiento con comunicación al responsable y recordatorios a distintos superiores según anticipación, lográndose encauzar un esquema de trabajo por medio de acciones a los responsables directos para su ejecución.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 2 semanas.

Resultado: El sector Finanzas cuenta con una herramienta de gestión que les permite controlar el estado y seguimiento de tareas administrativas críticas frente a organismos oficiales, cuyos vencimientos podrían acarrearle graves consecuencias.

Sector Administración - JBS

Autorización de Credito a Clientes

Cliente: Importante empresa dedicada a la producción de alimentos de origen cárnico hacia el mundo. 

Sector : Finanzas


Situación:

Dificultades en realizar el seguimiento del proceso de autorización de créditos a clientes.

Sector Administración - JBS

Necesidad:

Reemplazar la operación de autorización de créditos a clientes por un esquema centralizado con trazabilidad y comunicación a los diferentes responsables.

 

Solución

Se diseñó un formulario iWeb Workflow multiparte, vinculando las distintas instancias y aprobaciones requeridas, vinculando al mismo lógica de negocio asociado a comunicaciones y autorización acorde al monto del crédito propuesto.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 1 semana.

Resultado: Se eliminaron comunicaciones superfluas, pudiendo acceder cada solicitante a la información y estado de cada solicitud en forma inmediata. Se estructuraron reglas de operación acorde a las pautas vigentes evitando discrecionalidad.