Cliente: Empresa multinacional petrolera
Sector : Calidad
Situación:
La empresa carecía de una herramienta que permita registrar los cambios a llevarse a cabo en la compañía, ya sean cambios temporales, permanentes, cambios de procesos entre otras categorías.
Manejaban los mismos a través de planillas Excel muy extensas y propensas a confusiones e información desactualizada y errónea.
Necesidad:
Disponer de una herramienta de gestión que permita registrar los cambios a realizarse y poder programarlos, indicando el nivel de riesgo de cada uno. Los mismos deben pasar por la aprobación de los distintos sectores involucrados según el tipo de cambio, y además, contener la documentación necesaria asociada a cada pedido de cambio.
Solución
- Se diseño un formulario iWeb Workflow "MOC- Manejo del cambio" a través del cual se puede registrar toda la información relacionada a los pedidos de cambios que antes plasmaban en planillas Excel, la misma fue adaptada y mejorada para una mejor organización de la información.
- El formulario posee comunicaciones a los responsables de los sectores involucrados, también ofrece la posibilidad de consultar Documentación asociada a cada proceso, mediante links dentro del Formulario.
- Por último, permite registrar y analizar riesgos, calculando el nivel de riesgo del cambio y mostrando el resultado en distintos colores según el nivel.
Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 3 semanas.
Resultado: El Workflow de Manejo del Cambio permite tener la información digitalizada, de fácil acceso y carga intuitiva, conteniendo toda la información que necesite consultar el usuario. Optimiza tiempos de carga, evita información duplicada y errónea