Gestión de Solicitudes de ABM

Cliente: Empresa multinacional petrolera

Sector : Administración


🔥 Necesidad:

La empresa gestionaba las solicitudes mediante el envío de correos electrónicos que incluían archivos adjuntos con información relevante y aprobaciones de varios procesos administrativos.

Surge de la necesidad de implementar  cambios, con el fin de mejorar la eficiencia de los existentes e incorporar al sistema los nuevos procesos que utilizan.

🚀 Solución:

En base a las necesidades relevadas, se procede a implementar mejoras en los procesos actuales y nuevos desarrollos para el registro de alta, baja y modificación de datos. Respecto las mejoras, podemos mencionar:
– Modificación en flujos de validaciones donde no es necesario que exista más de una aprobación cuando el aprobador es el mismo
– Nuevas validaciones (según condiciones adicionales) necesarias para aprobar los casos.
– Nuevas condiciones que alteran el flujo del negocio existente dependiendo las variables que existen en cada caso. Esto permite agilizar procesos, salteando partes del flujo donde no aplica tenerlo en cuenta, y otras que es condición necesaria para poder finalizar el Caso.

Por otro lado, se desarrollan nuevos flujos de trabajo. Entre ellos se menciona a la Habilitación de Clientes y otras Validaciones

Estos puntos son acompañados de un Reporte integral, en el que se pueden visualizar los registros de todos los flujos de trabajo existentes en el sistema, unificando la información y agilizando la búsqueda de los mismos.

A partir de las actualizaciones en los procesos actuales, se pudo mejorar la eficiencia y tener registrada y monitoreada toda la información con respecto a los nuevos flujos de trabajo.

Tiempo de implementación:

3 meses

untitled-2 Cloud Computing – 100% web
Desde un navegador de internet
24 x 365 días
untitled-3 Acceso desde múltiples dispositivos
PC, Tabletas, SmartPhone
Auditoría Colaborativa
untitled-4 Comunicación automática
Alertas y Notificaciones
untitled-5 Seguridad – Nivel Home Banking
Su información asegurada
Visualización por empresa
untitled-6 Multilenguaje
Etiquetas y contenido ingresado
según el idioma de cada usuario
untitled-7 Fácil de Implementar
100% configurable
Mínima capacitación

Gestión de obligaciones eventuales

Cliente: Empresa multinacional petrolera

Sector : Legales


🔥 Necesidad:

La empresa, una reconocida empresa multinacional petrolera, había implementado el módulo de Trámites para organizar su documentación a presentar antes de los vencimientos, pero necesitaba simplificar el proceso de acreditación de Acciones, además de contar con la posibilidad de canalizar Obligaciones Eventuales.

Existía la necesidad de poder realizar un control y seguimiento de los vencimientos y ejecución de las Acciones y registros de una manera rápida y sencilla, y poder gestionar los trámites relacionados a obligaciones eventuales, las cuales no requieren una ejecución periódica.

🚀 Solución:

Se ajustó el formulario de acreditación de Acciones, reduciendo las etapas y simplificando la gestión del responsable.
Se incorporó un panel gráfico de control para una visualización directa e intuitiva de las acciones en estado pendiente, en donde las mismas están organizadas en colores (Rojo, Amarillo, Verde) de acuerdo a su cercanía con la fecha de vencimiento.
Se diseñó un formulario para poder gestionar las Obligaciones Eventuales con sus tiempos estimados y dependencias, en conjunto con un maestro para registrar los tipos de eventos posibles, y con los ajustes necesarios en los Formularios de Trámites para poder abarcar esta nueva posibilidad.

Por un lado, la solución les permite a los usuarios acreditar las Acciones de una manera sencilla, en una sola etapa, y generar Eventos de un tipo predefinido, los cuales generan Acciones a acreditar por única vez. Por otro lado, le permite a los administradores gestionar los tipos de Eventos, y tener una visión general del estado de las Acciones a través del Panel Gráfico de Control, donde se las puede ver organizadas de acuerdo a su cercanía a la fecha de vencimiento

Tiempo de implementación:

3 meses

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Gráficos de eficiencia operacional

Cliente: Empresa multinacional de consumo masivo

Sector : Producción


🔥 Necesidad:

Se contaba con un reporte de eficiencia por período seleccionado, pero no se podía conocer la eficiencia que se iba logrando durante la jornada.

Se necesitaba poder conocer distintas eficiencias logradas durante un lanzamiento de producción para saber comparar fácilmente si se estaba mejorando o decayendo en eficiencia y así poder tomar medidas al respecto.

🚀 Solución:

Se realizó un nuevo reporte donde, por medio de las producciones parciales que se van informando a lo largo del lanzamiento de producción, se calculan las distintas eficiencias logradas.
Esta información se puede visualizar fácilmente a través de un gráfico de líneas donde vemos la evolución a lo largo de la producción y lo podemos comparar con el objetivo a alcanzar.
Además, para cada una de las eficiencia calculadas se muestra un gráfico donde se puede ver en rojo, amarillo o verde la eficiencia lograda, según el valor que se haya alcanzado.

Se obtuvo un reporte en donde se puede visualizar fácilmente la evolución de la eficiencia para tomar las acciones correspondientes.

Tiempo de implementación:

1 día

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Implementación iAMS

Cliente: Aerolínea peruana

Sector : Calidad y Seguridad


🔥 Necesidad:

Según lo relevado, se identifica que la empresa gestiona su sistema integrado de gestión mediante el uso de planillas Excel. El seguimiento de los procesos lo controlan manualmente. Los documentos los tienen ubicados en un disco compartido.

La empresa busca optimizar la gestión, control y seguimiento de los procesos y documentos mediante el uso de una herramienta colaborativa y amigable.

🚀 Solución:

QSL Consult y J&B Solutions ofrecen a la aerolínea una solución sencilla, práctica, eficiente y rentable, adaptable a cualquier tipo de organización. El SIG, establecido en el QSL iWeb, integra los sistemas de gestión de calidad (QMS) y seguridad operacional (SMS), generando eficiencia y reducción de costos, mediante una aplicación única para automatizar dicho sistema (QSL iWeb).

El software está estructurado siguiendo la Norma ISO 9001:2015 y el marco teórico del SMS establecido por la OACI en el Anexo 19 y Documento 9859 (Cuarta Versión), cumpliendo con las Normas IOSA, ISSA e ISAGO de IATA.

Los elementos del SIG comprenden cuatro macroelementos:
1. Gobernanza. – Es el conjunto de elementos, procesos, costumbres, políticas, leyes, reglamentos, ente otros que afectan a cómo se dirige, administra o controla una organización. La Gobernanza proporciona orientación, dirección y control a una organización. Este macroelemento está principalmente asociado a los procesos de planeación, control y mejora.
2. Procesos. – Conjunto de actividades que hacen realidad la Gobernanza. La Organización ISO define a un “Proceso” como el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados (salidas). Los procesos en una gestión sistémica dan cuenta del cumplimiento de la Gobernanza, orientándose a lograr calidad, seguridad y eficiencia.
3. Riesgo. – Es un enfoque estructurado para manejar la incertidumbre a través de una secuencia de actividades que incluyen la identificación, el análisis y la evaluación de riesgo, para luego establecer las estrategias de su tratamiento y control. La metodología QSL para la Gestión del Riesgo se fundamenta en la Norma ISO 31000 (Gestión del riesgo — Directrices) para gestionarlo de manera proactiva, previniendo ocurrencias no deseadas y de manera reactiva mediante el Proceso de Investigación, para entender los orígenes (causas) de las ocurrencias no deseadas y generar acciones para prevenir su recurrencia (Acciones Correctivas).
4. Cultura. – Describe la parte del ambiente interno de una organización que incorpora la serie de supuestos, creencias y valores que comparten sus miembros y que usan para guiar su
funcionamiento. La Cultura se mide en términos de Ideología (Valores, Principios), Tecnología e Interacción Social (Relaciones Interpersonales).

Éstos cuatro macroelementos interactúan entre sí e influencian en el desempeño de la organización y sus resultados.

Tiempo de implementación:

2 meses

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Implementación de iHSE

Cliente: Empresa líder mundial reconocida por su tecnología en el vidrio

Sector : Seguridad


🔥 Necesidad:

La empresa realiza el seguimiento de su sistema de gestión de salud, seguridad y medioambiente a través de planillas de cálculo, por lo que solicitan un sistema que les permita registrar, visualizar y actualizar los procesos actuales de forma ágil y dinámica.

🚀 Solución:

Se implementó el módulo iHSE que cuenta con formularios, reportes y pantallas que permiten registrar y gestionar: muestreos de comportamiento, denuncias de incidentes, recorridas de planta (plant tour), evaluaciones 5S, evaluaciones de adherencia a los procedimientos, actas de reunión, evaluación de riesgos (project tracker) y simulacros.
Dicho sistema permite tener el registro de las acciones que se encuentran pendientes, poder comparar y supervisar los procesos, acceder a la información desde cualquier lugar, segmentando la visualización de la información según el perfil de cada usuario, poder consultar reportes.
Además, el iHSE se encarga de realizar los cálculos para las evaluaciones e informar la clasificación de ciertos procesos en base a los parámetros preestablecidos.
Este módulo cuenta con una pantalla para la gestión de los Plant tour donde se pueden ver las acciones de cada sector y mediante un solo clic, informar que dicha acción fue realizada correctamente, registrando así la verificación de la misma.

Actualmente la empresa cuenta con iHSE, un sistema en el cual los procesos se registran de forma unificada. Se les da fácil seguimiento a los distintos procesos y se tiene la información actualizada y disponible en todo momento.

Tiempo de implementación:

3 meses

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Solicitud y Seguimiento de Contratos

Cliente: Empresa argentina líder en la comercialización y distribución de productos médicos

Sector : Legales


🔥 Necesidad:

El registro y seguimiento de contratos se realiza mediante el uso de una planilla de cálculos, lo cual no permitía una fácil asociación entre los datos del contrato y los archivos asociados.

Se necesita poder gestionar de forma sencilla los contratos de la empresa con las distintas contrapartes, para realizar las aprobaciones correspondientes y adjuntar los archivos generados y actualizados durante el proceso. Se requiere además poder identificar cuando el contrato está vigente y cuando está obsoleto, y el destino de la copia física una vez finalizada su vigencia.

🚀 Solución:

Se implementó el módulo iContratos, en el cual el usuario puede dar de alta un contrato y el área de legales puede validar y solicitar modificaciones respecto a la información ingresada. Permite además gestionar las aprobaciones y llevar adelante el seguimiento de los distintos estados en los que se encuentra el contrato.

El sistema proporciona la posibilidad de agregar anexos y adendas al contrato, para poder justificar la extensión de su vigencia.

La empresa ya está utilizando iContratos, la solución que ha optimizado su gestión de mantera sencilla y con toda la información centralizada en un mismo lugar. Gracias a que los procesos de validación y aprobación están en orden, los mismos son auditados.

Tiempo de implementación:

4 semanas

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iCovid-19

Cliente: Empresa líder en empaques 

Sector : Recursos Humanos


🔥 Necesidad:

Con el advenimiento de la Pandemia por el Covid-19, y la necesidad de que parte del personal continúe ingresando a la planta para no interrumpir el proceso productivo, se vieron obligados a implementar protocolos de emergencia y asegurar su cumplimiento. En una primera instancia comenzaron a registrar  los mismos en papel, pero rápidamente se dieron cuenta que requerían de una solución digital para llevar al seguimiento en forma ordenada y controlada.

🚀 Solución:

Se implementó el módulo iCovid, una solución que permite a los empleados registrar el autodiagnóstico cada día desde su casa antes de ir a la planta, y agiliza el ingreso en la empresa ya que solo se valida la información cargada en el sistema por cada persona y se otorga la posibilidad de agregar algún parámetro en recepción como la temperatura corporal. Contempla además el control respecto al ingreso de las visitas, ya sean contratistas o proveedores, y la aplicación de las medidas que indique el protocolo establecido.

Toda la información queda registrada y gracias al análisis de cercanía, uno puede identificar rápidamente con qué personas  se vinculó en los últimos 14 días.

iCovid, permite monitorear el correcto uso de los elementos de seguridad gracias a la posibilidad del anexo de fotos de cada sector al momento de realizar recorridas.

Gracias a las notificaciones y alertas automáticas, se comunica en forma inmediata a los responsables de controlar el protocolo de emergencia cualquier valor que exceda los estándares previstos, para tomar medidas.

El sistema se implementa en 24 horas, ya que solamente se requiere la carga masiva del listado de los empleados que requieran acceder a la empresa con DNI, mail y el sector en el que desempeña sus tareas.

Actualmente se observa una mejor gestión y control del protocolo de emergencia y visualización general del estado de salud del personal, pudiendo consultar reportes en el momento.

Tiempo de implementación:

24 horas

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Software para gestión de casos legales y contratos

Cliente: Empresa líder mundial de cemento

Sector : Legales


🔥 Necesidad:

La empresa se encuentra en la búsqueda de una solución que permita facilitar la gestión de determinados procesos y actividades en el sector Legales. Dentro de ellos se destacan, entre otros, el esquema de generación y aprobación de contratos, el control de vencimientos de documentos legales ( Poderes – Actas – Resoluciones), la gestión y seguimiento de oficios, la gestión de cobranzas legales.

🚀 Solución:

Para satisfacer la necesidad transmitida, se implementa un módulo que permite:

  • Gestionar los contratos, desde la solicitud hasta la aprobación final, incluyendo la participación de los proveedores en caso de ser necesarios, donde cada uno tendrá acceso a los aspectos y partes que corresponda.
  • Acceder a templates de contratos modelos para editarlos online (integración de gestión de cambios con Google Sheet)
  • Gestionar y controlar la gestión de cobranzas judiciales y seguimiento de status.
  • Gestionar la recepción y seguimiento de oficios judiciales
  • Controlar los vencimientos de Actas, Poderes y otros documentos del sector legales
  • Acceder en forma rápida a la documentación respaldatoria de los diferentes sectores.
  • Vincular y control gastos asociados a los juicios.

El software para gestión de contratos y casos legales permite que en todo momento los usuarios habilitados puedan acceder a consultar los estados y avances sobre los contratos en curso.

Todas las actividades que realizan los usuarios sobre el sistema quedan trazadas, permitiendo saber quién y cuando realizó cada una de las acciones y/o aprobaciones sobre el sistema.

Tiempo de implementación:

3 meses

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PC, Tabletas, SmartPhone
Auditoría Colaborativa
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App y automatización de incidencias de calidad

Cliente: Empresa argentina dedicada a la industria alimenticia

Sector : Calidad


🔥 Necesidad:

Se necesita que ante la detección del reclamo de un producto, se pueda cargar la mayor cantidad de información en una app, para que luego se tomen acciones de mejora.

🚀 Solución:

A partir del relevamiento realizado, se presenta una solución iWeb que permita automatizar el registro y proceso de los avisos de calidad sobre la plataforma.

Se presenta una opción totalmente offline mediante la cual, sin importar la conectividad
que disponga el dispositivo, la aplicación será capaz de realizar todo el proceso de carga del reclamo. La carga de la información puede ser manual o mediante la lectura de código de barras.

Se mantiene una comunicación directa con el site iWeb, enviando la información reportada directamente al sistema.

La aplicación cuenta con actualizaciones, servicio de soporte y garantía.

Tiempo de implementación:

3 meses

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No conformidades (Reclamos)

Cliente: Empresa multinacional dedicada a la industria química

Sector : Calidad


🔥 Necesidad:

La empresa precisa realizar el seguimiento de una no conformidad a una materia prima. Se debe registrar desde que se informa la no conformidad, su análisis y las medidas a tomar que luego se realizan.

🚀 Solución:

Se realiza el seguimiento de la no conformidad a través de un formulario multiparte. Se comunica a las áreas o sectores involucrados a lo largo del seguimiento de la misma.

Mediante un formulario se lleva a cabo el seguimiento de la no conformidad, las acciones que se toman, el destino del material, y se llevan a cabo una serie de autorizaciones y aprobaciones según las decisiones previas que se vayan tomando. Se cuenta con el apoyo de reportes que simplifican el seguimiento y control.

Tiempo de implementación:

3 semanas

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