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Método Marie Kondo: cómo aplicarlo en tu celular y computadora para hacer una limpieza digital

Método Marie Kondo: cómo aplicarlo en tu celular y computadora para hacer una limpieza digital

por BBC News Mundo

¿Cuántos archivos tienes en el escritorio de tu computadora? ¿Cuántos emails sin leer en tu bandeja de entrada? ¿Se te acumulan las fotos y videos? ¿Qué aplicaciones borrarías de tu celular?

Ordenar tu vida digital parece sencillo, pero puede ser incluso más complicado que ordenar tu casa.

Las preguntas se acumulan. Y el caos digital va creciendo mientras uno pospone la limpieza. Es difícil encontrar un buen momento para empezar la tarea.

"El mayor error cuando se hace una limpieza digital es enfocarse demasiado en lo que tenemos que descartar", le contó Kondo a la cadena estadounidense CNN. "Tienes que enfocarte en lo que es importante para ti, aquello que quieres mantener en tu vida" (digital).

Kondo muestra con su método, al que llama KonMari, cómo hacer una limpieza a fondo sin estresarse.

En su show de Netflix, "Tyding up" (Ordenando), explica cómo doblar y guardar la ropa, cómo elegir de qué objetos deshacerse y cómo mantener ese orden.

¿Cómo aplicar esos consejos a una vida digital desorganizada?

liDOCUMENTOS IMPORTANTES

Para organizar el escritorio de la computadora, Kondo recomienda crear dos carpetas: "Documentos importantes" y "Despiertan alegría" (su lema para ordenar). Esa segunda carpeta incluiría todo aquello que no es tan importante, pero no quieres descartar.

Pero, ¿puede un PDF transmitir alegría? "Sin duda, algunos emails y mensajes de texto lo hacen, aunque probablemente menos que los objetos tangibles", responde Kondo.

"Borra todo lo demás", aconseja la japonesa.

También recomienda trasladar esos "documentos importantes" -archivos, fotos y otros elementos- a memorias externas y organizarlas por fechas u otros criterios. El objetivo es no dejar nada (que realmente no necesites) en la computadora.

li¿CUÁNTAS FOTOS TIENES?

En el caso de las fotos, estas tareas pueden ser especialmente complejas. Es frecuente acumular decenas, cientos e incluso miles de fotos en la computadora, en el celular y en la nube. ¿Despiertan "alegría" todas esas fotos? Probablemente, no.

Es posible que muchas te transporten a momentos que no quieres olvidar. Otras, simplemente, ocupan espacio y no aportan nada. Todas esas tomas repetidas de fotos en grupo que se tomaron al menos seis veces, o imágenes que quedaron oscuras o borrosas se acumulan en tu celular y en tu computadora.

Las redes sociales también pueden requerir una limpieza a fondo: ¿Realmente son importantes todas esas fotos y posts que se acumulan en tus cuentas de Facebook, Instagram, Twitter y Whatsapp?

Empieza por descartar las que no te transmitan nada para aplicar el método KonMari.

Puedes comenzar deshaciéndote de las fotos duplicadas y borrosas y después las que menos te gusten, las que no quieras guardar. "¿Es algo que quieres ver de nuevo? ¿Te hace feliz? ¿Quieres pasar más tiempo con esa imagen en el futuro?", son preguntas que plantea Keith Bartolomei, organizador profesional y "consultor de KonMari" en Zen Habitat, una compañía con base en San Francisco, Estados Unidos.

liORGANIZA TUS MAILS

Los correos electrónicos suelen acumularse con especial facilidad.

Kondo dice que organiza los mensajes que recibe en dos categorías: "Guardados" y "Sin procesar". Esta última carpeta incluye todos aquellos emails que quieres leer y a los que esperas responder.

"Cuando veo que mi bandeja de entrada está llena, trato de sacar tiempo para organizar todos esos emails de una", explica.

liPURGA SEMANAL

En cuanto al celular, asegura que hace una "purga digital" una vez por semana en su iPhone.

El reportero tecnológico del New York Times Brian X. Chen también hace ese tipo de limpiezas. Dice que suele eliminar en esa purga las "aplicaciones innecesarias" que ocupan espacio.

"Apple ofrece para iPhones y iPads una herramienta para revisar el contenido almacenado. [...] En los dispositivos Android, Google ofrece una herramienta similar en el menú de configuración para encargarte del espacio ocupado y borrar las aplicaciones que no has abierto en meses", escribió recientemente en su columna.

Y en su computadora hace la limpieza una vez al año.

"Es un proceso sencillo: abre una carpeta y clasifica los archivos según la fecha en que los abriste por última vez. Así puedes eliminar de inmediato aquellos que no abriste en años", dice Chen. Algunos tecnólogos recomiendan aprovechar esa purga para hacer un back up (una copia de seguridad).

Kondo tiene un enfoque más espiritual: "Si no has abierto un documento en tres años.. y leerlo no te transmite alegría... entonces déjalo ir con gratitud".

 

BBC News Mundo

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Fácil de Implementar
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Integración de requerimientos y órdenes de trabajo

Cliente: Empresa argentina líder en la comercialización y distribución de productos médicos

Sector : Mantenimiento

Situación:

La empresa tenía instalado el sistema de gestión de Mantenimiento preventivo y correctivo iWO, sobre el que se registraban en forma completa todas las Ordenes de Trabajo planificadas y las correctivas que iban surgiendo.
Por otro lado, se emitían regularmente Requerimientos de Trabajo manuales, que incluían estimaciones presupuestarias, compras y tareas del sector Mantenimiento para cumplimentarlos. Cuando estas Ordenes de Trabajo se cargaban en forma manual, quedaban desvinculadas de los Requerimientos de Trabajo manuales que le habían dado origen.

Necesidad:

El cliente solicitó el diseño por iWeb de toda la operatoria que nace de un Requerimiento de Trabajo, incluyendo no sólo su definición, alcance, análisis de riesgo y viabilidad, sino también las compras y sus presupuestos asociados, y las Ordenes de Trabajo de Mantenimiento necesarias para llevarlo a cabo. Era fundamental no sólo la registración de esto, sino la vinculación de cada uno de los conceptos mencionados.

Solución:

Se desarrolló un formulario digital de Requerimiento de Trabajo, y varios formularios multirregistro dependientes para cargar los presupuestos, requisiciones de compra y generar automáticamente las Ordenes de Trabajo necesarias.

Tiempo de implementación: 15 días

Resultado: La solución implementada les permite llevar toda la gestión del servicio que prestan desde un mismo lugar, a la vez que resolvieron su necesidad de impresión al momento, y tienen control de sus pendiente en tiempo real.

Mantenimiento de equipos

Cliente: Empresa argentina de mantenimiento de vehículos

Sector : Mantenimiento

Situación:

La empresa se dedica a proveer servicios de mantenimiento de equipos de mecánica pesada, y no disponía de una forma unificada de registrar las tareas realizadas sobre dichos equipos.

Necesidad:

La empresa necesita comenzar a llevar registro de todos los trabajos realizados a los diferentes clientes, y poder acceder al historial de los mismos. Al momento de realizar un trabajo, necesitaban imprimir fácilmente un remito con el detalle de la tarea realizada.

Solución:

Se les propuso implementar el sistema de gestión de Mantenimiento iWO, con la adaptación de las tablas nativas a sus necesidades, y el agregado de una funcionalidad para emitir el remito del servicio directamente desde la Orden de Trabajo.

Tiempo de implementación: 15 días

Resultado: La solución implementada les permite llevar toda la gestión del servicio que prestan desde un mismo lugar, a la vez que resolvieron su necesidad de impresión al momento, y tienen control de sus pendiente en tiempo real.

Lanzamiento iSGC – Software de Calidad

Cliente: Empresa argentina líder en la comercialización y distribución de productos médicos

Sector : Calidad

Situación:

La empresa gestiona sus procesos mediante el uso de varias planillas de cálculo que se encuentran dispersas entre las distintas unidades de negocio y el sistema de aprobación de procesos lo realizan vía correo electrónico.

Necesidad:

Principalmente se requiere disponer de una gestión que permita centralizar la información de uso compartido y llevar el circuito de aprobación de una manera mas controlada y lo cual pueda ser auditado.

Solución:

A partir de la necesidad transmitida, se propone el uso de formularios digitales (workflows) que cuenten con la posibilidad de que cada unidad de negocio pueda acceder a ellos con un perfil determinado. Dichos formularios ya incluyen los flujos de aprobación necesarios acorde a las políticas de la organización.

Tiempo de implementación: 3 semanas

Resultado: La empresa se vió beneficiada al integrar todos sus procesos en un mismo lugar. Otorgó accesos segmentados a cada unidad de negocio, lo que generó transparencia y trazabilidad. Optimizaron tiempos en los circuitos de aprobación y se agilizó la gestión en general. 

Lanzamiento iWeb en Centro de Servicios Compartidos

Cliente: Empresa argentina referente del sector de fabricación de motocicletas

Sector : Administración

Situación:

La empresa cuenta con la necesidad de optimizar la gestión de sus procesos, la comunicación interna y adicionalmente el uso de discos compartidos requiere ser mejorado para poder llevar la trazabilidad del ciucuito de aprobación de los documentos.

Necesidad:

Se busca incorporar un sistema unificado para la gestión de procedimientos y procesos, donde el owner del área de procesos tenga la libertad de adaptar la herramienta al diseño y realidad de la organización.

Solución:

La empresa solucionó su problemática adquiriendo el módulo de documentación, que permite gestionar los procedimientos de la organización, y los Formularios de gestión para centralizar los procesos del sector de Administración, Finanzas, RRHH, Comunicación y Auditoria Interna, con comunicaciones integradas y visibilidad de la operación.

Tiempo de implementación: 1 mes

Resultado: Se logró la integración de la información, tanto de documentos como de procesos y se facilitó la gestión integrada y amigable entre las diferentes áreas involucradas.