Monthly Archives: diciembre 2016

Sector Calidad - JBS

Gestión de Acciones y Autogestión de Responsables

Cliente: Importante empresa nacional de distribución de energía eléctrica.

Sector : Calidad

Situación:

La empresa contaba con un esquema de manejo de Acciones y No Conformidades que no cumplía con los requerimientos de la organización, necesitando una solución que canalizara adecuadamente el manejo de las Acciones y los cambios de estructura propios de la organización.

Sector Calidad - JBS

Necesidad:

Disponer de una solución para la gestión de Acciones y Hallazgos, que respete los procesos internos de la organización, y que pueda mantener los esquemas de responsabilidades vinculados a los cambios de estructura de la empresa sin afectar la operación del sistema.

 

Solución

Se diseñó un módulo para la gestión de Hallazgos y Acciones utilizando iWeb Workflow, que contempla el proceso definido por el cliente.
Se completó con un esquema de actualización de información de estructura organizacional para definir los responsables de cada etapa del proceso, en base a interfaces automáticas con el sistema de RRHH de la empresa.
Además, el sistema cuenta con un Tablero de Control, en el cual se pueden ver los Estados de situación de acciones por Sector y que permite realizar las comunicaciones a los responsables asociados de a cuerdo a dicha matriz.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 4 meses.

Resultado: Se logró plasmar con la solución iWeb Workflow, un esquema de trabajo que se adaptó a la modalidad operativa de la empresa, cuya operación, por tipo y volumen, resulta compleja.

Sector Logística-JBS

Módulo Operación de Puerto

Cliente: Empresa multinacional petrolera

Sector : Logística

Situación:

A la empresa le resultaba difícil registrar y controlar la carga y descarga de productos, el horario y el lugar en que se realizaban, los parámetros de calado, y además en paralelo, tener que controlar que se cumplan las normas de seguridad y verificar los certificados del capitán.

Sector Logística-JBS

Necesidad:

Controlar el movimiento asociado a la descarga de productos en puerto, horarios y registro de actividad, reemplazando registros en planillas de cálculo de difícil control y trazabilidad.

 

Solución

Se diseñó el formulario de eventos recepción de nave (fecha, hora de amarre y partida, buque, tipo de negocio,etc.), luego se diseñaron los formularios multiregistros asociados a ship/terminal information exchange loading/discharge, datos de operación de tanques, cálculo y variación de volúmenes, y el de registros de buque calados.
La solución permite emitir un reporte específico a los requerimientos de la operación de puertos para que el capitán de la nave firme.
Se completó la solución con la realización de Workflow sobre registros de brida ciega, preparación de naftas, control de vencimientos, y registros de control de radares.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 30 días.

Resultado: Fácil trazabilidad, mejor estructura de datos para el análisis de eventos, información just-in-time.

iworkorder-jbs

Módulo iWO Actividades Redes

Cliente: Importante empresa internacional de distribución de gas

Sector : Mantenimiento

Situación:

La empresa necesitaba completar su sistema de mantenimiento de equipos, con un esquema para el control de los tendidos de lineas de distribución de gas, cuyo método de revisión no se vincula a una planificación tradicional por variables predeterminadas.
Se manejaban con complejas planillas de cálculo, y gran cantidad de formularios pre-impresos sobre los que se cumplimentaban las órdenes de trabajo.

iworkorder-jbs

Necesidad:

Disponer de un sistema unificado de gestión de mantenimiento para las instalaciones de distribución de gas natural, y las distintas zonas físicas o redes, que incluyera los patrullajes sobre los tendidos de lineas de distribución de gas.

 

Solución

Se complementó el sistema iWO, con plug-ins que resolvieron necesidades específicas del cliente, como un módulo de Patrullaje de Redes con grafos indicativos del estado, un formulario asociado de Anomalías, y dos formularios de Detección de Fugas y Protección Catódica respectivamente.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 5 meses.

Resultado: Se instrumentó y formalizó una forma organizada de trabajo, reemplazando métodos disimiles de seguimiento del mantenimiento manejado por planillas, por un sistema unificado, con posibilidades de seguimiento y trazabilidad.

Sector Legales-JBS

Otorgamiento de Poderes

Cliente: Empresa multinacional petrolera 

Sector : Legales

Situación:

El seguimiento de poderes era distribuido por empresa y sector, interviniendo el área de Legales. En ocasiones se encontraban con poderes vencidos personas que tenían un poder delegado pero que no cumplían más funciones en el sector.

Sector Legales-JBS

Necesidad:

Contar con una única base de todos los poderes otorgados, vigentes y vencidos.

Alerta anticipada de vencimiento del poder.

Generación de la baja de un poder antes de su vencimiento.

Permitir a los usuarios visualizar los poderes que tienen a su nombre o su gerencia.  

 

Solución

Se diseñó un formulario iWeb Workflow multiparte donde los usuarios solicitan la generación de un poder, en una segunda parte se aprueba o deniega, en la tercera parte se registra la realización del poder indicando su vigencia.
Se implementaron procesos automáticos para la comunicación de las alertas. Se realizaron reportes para que los usuarios tenedores de poderes puedan visualizar y bajar una copia del poder.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto fue de 15 días.

Resultado: Se facilitó la gestión de poderes al estar centralizada y accesible de manera intuitiva por todos los usuarios tenedores. Cada usuario puede obtener una copia del poder fácilmente. La gerencia de Legales recibe las alertas de vencimiento pudiendo realizar la gestión a tiempo y sin apuros.

Sector Marketing-JBS

Comercial – Quejas y reclamos , listado de clientes

Cliente: Importante empresa gráfica nacional 

Sector : Comercial /Marketing

Situación:

La empresa tenía dificultades para mantener una adecuada comunicación entre las áreas de Producción, Calidad y Marketing/Ventas para gestionar de manera adecuada los reclamos de los clientes.

Sector Marketing-JBS

Necesidad:

Disponer de un esquema integrado para la gestión del proceso de reclamos de los clientes, en forma accesible y sin necesidad de acceder al ERP.
Mejorar los tiempos de respuesta y las comunicaciones entre los involucrados para mejorar el servicio al cliente.

 

Solución

  1. Se procedió a realizar un relevamiento de los procesos involucrados en el esquema del reclamo, canales de recepción, adecuada identificación del origen y tipificación del problema reclamado, sectores intervinientes y las instancias del proceso involucrado.
  2. Se desarrolló un módulo iWeb de Reclamos con su correspondiente menú de acceso, las tablas maestras relacionadas y el formulario multiparte de reclamos utilizando la herramienta iWeb Workflow.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 1 mes.

Resultado: Se mejoraron los plazos de respuesta a los reclamos, se dispone actualmente de mejor información y análisis sobre sus causas, y en caso de corresponder, se canalizan adecuadamente los costos que generan.

Sector RRHH

Evaluación de Desempeño

Cliente: Empresa Multinacional fabricante de envases metálicos 

Sector : RRHH/Consultoría

Situación:

El cliente contaba con un complejo esquema de evaluación por medio de planillas, con mucha dificultad para realizar el seguimiento y controlar en tiempo y forma los estados y resultados de las evaluaciones de desempeño.

Sector RRHH

Necesidad:

Contar con un eficiente y eficaz sistema de evaluación y autoevaluación de desempeño para todos los sectores de la empresa, que permita trabajar en forma compartida, controlada, y con accesos restringidos por responsabilidades funcionales, que a su vez permita contar con los reportes en tiempo y forma para poder aplicar los resultados de las evaluaciones en los bonos y premios que la empresa otorga a sus colaboradores.

 

Solución

Se desarrollaron dos esquemas de formularios con iWeb Workflow multiparte que contemplan los diferentes procesos de evaluación que maneja la empresa, para personal jerárquico y para supervisores, técnicos y operadores.
Se diseñaron asimismo los reportes vinculados a cada uno de dichos formularios, los menúes de acceso, y se definieron los perfiles de los puestos.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 1 mes y medio.

Resultado: El cliente en un plazo muy acotado, y de acuerdo a su necesidad, dispuso de un sistema integrado, controlado y eficiente para gestionar la evaluación de desempeño de su personal dentro de toda la organización, con un alto grado de satisfacción por resultado y cumplimiento.

Sector Dirección - JBS

Actas de reunión

Cliente: Importante empresa multinacional de consumo masivo 

Sector : Dirección

Situación:

Cuando se realizan reuniones de seguimiento de Tareas / Acciones, gran parte de la misma se dedica a la actualización de situación de las previas, en la que muchos de los participantes de la reunión no tienen responsabilidad ni participación, haciendo que las reuniones sean largas y poco efectivas.

Sector Dirección - JBS

Necesidad:

Lograr una mejora en la delegación de Tareas / Acciones delegadas surgidas de las reuniones de coordinación de actividades operativas en la Planta.

 

Solución

Se diseñó un formulario iWeb Multiparte - Multiregistro , en el cual se definía por un lado el temario y participantes de la reunión junto con otros aspectos generales, y por otro se gestionaban las tareas delegadas en forma independiente con cada responsable. De esta forma el seguimiento y el estado de cada Tarea / Acción delegada se realiza en forma individual, con su seguimiento y estado correspondiente.

Se definieron grados de visualización y acceso por confidencialidad, rutinas de control sobre vencimientos y reportes generales iWeb.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 3 semanas.

Resultado: Se mejoró en forma notoria la ejecutividad de las reuniones. Los supervisores y jefes disponen en forma inmediata de la información de avance de las Tareas / Acciones, pueden tomar acciones de control y realizar un mejor seguimiento, aun actuando con plantas y operaciones remotas.

Sector Administración - JBS

ABM Proveedores

Cliente: Importante empresa multinacional de consumo masivo 

Sector : Administración

Situación:

Es habitual que en empresas de envergadura, los procesos de alta, baja o modificación de sus proveedores de productos y servicios, exijan determinados requisitos previos a ser incorporados como tales en el sistema ERP de la corporación.
Dichos procesos pueden variar entre las diferentes empresas, e incorporar distintas validaciones por sector o especialidad.

Normalmente dicho proceso se lleva adelante mediante una seria de comunicaciones vía mail adjuntando información, resultando complejo de controlar, sin adecuado seguimiento ni trazabilidad.

Necesidad:

Mejorar la gestión de los procesos de ABM de proveedores, reduciendo los  tiempos de espera, facilitando el flujo y la calidad de información recibida por los usuarios destinatarios de las misma, de forma que la misma llegue en tiempo y completa.

 

Solución

Formulario iWeb Workflow multiparte en donde en primer instancia se realiza la solicitud del alta de proveedor completando sus datos correspondientes, y en las etapas siguientes se realizan las aprobaciones y verificaciones de todos los datos necesarios que se ingresaron durante el proceso.

Tiempo de implementación: El plazo total del proyecto insumió 2 semanas .

Resultado: Se puede llevar la trazabilidad de toda la documentación y proceso necesario e indispensable para dar de alta un nuevo proveedor, activación o baja del mismo.

Sector Seguridad-JBS

Informe de accidentes e incidentes

Cliente: Empresa multinacional fabricante de materiales de aislación térmica

Sector : Seguridad

Situación:

La empresa se encontraba sin poder registrar todos los accidentes e incidentes ocurridos en la planta.

Sector Seguridad-JBS

Necesidad:

Poder registrar y analizar todos los accidentes ocurridos en la planta, y elaborar un plan de acción para cada incidente según lo requiera. Realizar el seguimiento y verificación del plan de acción generado, y evaluar la eficacia del mismo.

 

Solución

Se diseñó un formulario iWeb Workflow multiparte que permite registrar en primera instancia los datos del incidente que son verificados por el sector de Seguridad, para luego realizar un análisis de causas y elaborar un plan de acción, y por último verificar el cumplimiento del plan, evaluando su eficacia.

Tiempo de implementación: 15 días

Resultado:

Al permitir registrar los incidentes y poder realizar un seguimiento, se redujeron los accidentes a futuro, con el consiguiente aumento de productividad.
La información está unificada, permitiendo búsquedas con un rápido acceso a la información de los accidentes e incidentes.